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Ter uma empresa com grandes profissionais e colaboradores do lado de dentro é algo extremamente valioso para o sucesso das organizações. Contudo, não cuidar bem desses funcionários talentosos através de uma gestão ineficiente é uma ação capaz de resultar em perdas de pessoas fundamentais para uma empresa e, consequentemente, de dinheiro. Pensando nessa questão, a matriz nine box surgiu como uma forma de otimizar a gestão de funcionários, procurando avaliar a performance deles e auxiliando na tomada de decisões dentro de uma empresa.
Nesse sentido, o artigo abaixo irá demonstrar o conceito de 9 box (Nine Box), procurando ressaltar as suas vantagens e demonstrando como esse método ocorre, na prática, dentro das empresas.
O que é a Nine box?
A 9 box (“nove caixas”, em português) consiste, basicamente, em um elemento visual: uma matriz. Ou seja, a 9 box é um quadrado grande o qual é subdividido em nove quadrados menores. Assim, como toda matriz, a 9 box é composta por linhas e colunas, sendo que, enquanto o eixo vertical indica o potencial de um funcionário, o eixo horizontal mostra o desempenho dele.
Dessa forma, em cada pequena caixa formada pela matriz, é colocada uma competência a qual define o comportamento de um profissional.
O eixo vertical (potencial)
O eixo vertical, como dito anteriormente, mostra o nível de potencial que um trabalhador possui para realizar o seu trabalho. Assim, este potencial pode ser dividido em: baixo, médio e alto.
O eixo horizontal (desempenho)
Já o eixo horizontal qual é o grau de desempenho do funcionário, ou seja, qual é o seu nível de cumprimento dos objetivos estabelecidos pela gestão da empresa. Este eixo pode ser dividido em: abaixo do esperado, esperado e acima do esperado.
As competências
Tendo em vista os dois eixos, o cruzamento de cada linha com cada coluna forma as caixas as quais definem qual é a competência em que um profissional se insere. Dessa maneira, por exemplo, se um funcionário possui um baixo potencial e um desempenho abaixo do esperado, ele é considerado “insuficiente”. Entretanto, caso outro trabalhador tenha um potencial alto e um desempenho acima do esperado, ele pode se encaixar na categoria de “alto potencial”. Existem nove configurações dentre as quais um funcionário pode se enquadrar, sendo que algumas podem representar dúvidas a respeito da qualidade do trabalho de um colaborador, como é o caso daqueles que possuem um alto potencial mas um desempenho abaixo do esperado, os quais são qualificados, literalmente, como um “enigma”.
As soluções
A partir da análise da competência em que um funcionário se insere dentro da 9 box, é possível que uma empresa pense em soluções mais adequadas a cada situação.
Nesse sentido, um trabalhador de “alto potencial” pode receber mais atribuições, com o intuito de deslocá-lo a uma função maior dentro da organização. Já um colaborador “enigma” precisa de uma certa investigação do seu caso: pode-se pensar em investir no desenvolvimento e na capacitação dessa pessoa, procurando adequá-lo a outros espaços de trabalho ou líderes. Além disso, no caso de um trabalhador considerado “insuficiente” para uma empresa, recomenda-se o deslocamento dele para uma função de menor responsabilidade ou, até mesmo, a demissão.
Independente do caso, a 9 box propõe soluções de acordo com cada necessidade, procurando indicar quais pontos devem ser melhorados ou mantidos nos funcionários. Ou seja, caso uma empresas de usinagem em SP, por exemplo, possua um trabalhador extremamente capacitado, porém com um baixo potencial, talvez seja o momento de oferecer algum tipo de estímulo para ele, como um aumento salarial, com o intuito de fazer aflorar toda a capacidade dessa pessoa.
Por outro lado, se um pintor está trabalhando com um potencial médio mas com um desempenho abaixo do esperado dentro de uma empresa de pintura SP, por exemplo, talvez seja o caso de rever as atribuições desse profissional, buscando colocá-lo em um espaço mais de acordo com as suas qualidades.
Portanto, é possível perceber que, de certa forma, as soluções pautadas no desempenho costumam caminhar de modo a oferecer uma motivação aos funcionários, enquanto que as soluções para questões envolvendo o potencial de um trabalhador muitas vezes podem ser resolvidas com a exploração dos talentos de cada pessoa (através do remanejamento de funções ou de capacitações).
As vantagens
A matriz 9 box não seria tão utilizada pelas empresas na atualidade caso não oferecessem uma série de vantagens aos gestores, tais como:
- Permite a identificação de quais pessoas necessitam de atenção;
- Possibilita que os funcionários recebam um feedback do seu trabalho;
- Melhora o diálogo entre os colaboradores e os líderes/gestores;
- Esclarece quais trabalhadores merecem foco nos seus talentos;
- Entre outras.
Como aplicar a matriz 9 box dentro das empresas?
Para criar uma matriz adequada, uma empresa pode apostar tanto em programas específicos quanto no desenvolvimento manual de uma planilha. Independente da forma que a matriz for gerada, é preciso que ela contenha duas questões principais, as quais serão abordadas a seguir.
O primeiro passo importante é escolher um método de avaliação para definir o nível de desempenho ou potencial. Afinal, usar a matriz 9 box não é simplesmente atribuir impressões pessoais dos gestores sobre os funcionários de uma empresa. Portanto, para uma visão mais sistêmica e real de cada colaborador da organização, pode-se pensar em usar vários tipos de avaliação, tais como:
- O desempenho em 360 graus;
- Os indicadores-chave;
- O levantamento de metas;
- Entre outras ferramentas.
Dessa maneira, os gestores de uma empresa de impermeabilização de lajes em SP, por exemplo, podem simplesmente acessar o banco de dados do setor de Recursos Humanos e checar os relatórios a respeito do progresso e do desempenho de cada profissional de impermeabilização ou de outros setores. Após isso, é só colocar as pessoas nos espaços adequados da matriz 9 box.
O segundo momento consiste em direcionar as soluções a serem tomadas de acordo com os resultados que desejam ser almejados por uma empresa. Assim, caso uma firma de gerenciamento de áreas contaminadas, por exemplo, deseja diminuir os gastos da organização para o investimento em equipamentos mais avançados, pode-se definir que funcionários os quais se encaixam na competência “insuficiente” serão demitidos.
Entretanto, outros objetivos podem ser definidos, tais como: criar feedbacks mais consistentes ou promover funcionários que apresentam bom desempenho. Uma ação importante a se fazer é convocar uma reunião com o colaborador para explicar qual é a atual situação dele dentro da empresa, procurando justificar aquele posicionamento. Dessa maneira, pode-se estabelecer o que se espera da pessoa.
É importante dizer que todos os funcionários, independentemente do nível hierárquico, podem passar pela matriz 9 box. Ou seja, uma empresa que trabalha com planejamento e gestão de obras, por exemplo, tem a capacidade de, através da nine box, definir se um engenheiro-chefe será promovido a um cargo maior ou rebaixada a uma função menos importante, dependendo apenas da sua competência.
A importância da nine box
De acordo com dados de uma pesquisa divulgada pela revista Época Negócios, mais da metade dos diretores entrevistados afirmam ter receio de perder os seus grandes talentos das suas empresas. Diante dessa realidade em que muitos colaboradores podem sair ou entrar de empregos de acordo com o seu grau de satisfação, a matriz 9 box é utilizada para oferecer o melhor direcionamento que cada funcionário precisa ter. Assim, ao praticar soluções de acordo com a matriz 9 box, uma empresa que trabalha com a recuperação de piso de concreto, por exemplo, pode diminuir o nível de rotatividade dos seus funcionários, determinando aqueles que são mais importantes para o trabalho de recuperação seja pela qualidade do seu serviço ou pelo seu talento.
Dessa forma, a matriz nine box é capaz de ser aplicada de uma maneira bastante simples e fácil, oferecendo resultados em um período curto por um custo baixíssimo.
Independente da empresa, seja ela uma concessionária de carros ou uma comercializadora de caixa de papelão atacado, por exemplo, a matriz 9 box pode ser aplicada para melhorar a eficiência dos trabalhadores.
Portanto, tendo em vista todas as informações passadas acima, verifica-se que a matriz nine box é uma técnica bastante simples para escolher a dedo as “jóias” de uma empresa, bem como engajar funcionários em um ritmo de crescimento constante. Com isso, uma organização que presta serviços de cabeamento de redes estruturadas, por exemplo, pode evitar a perda de profissionais técnicos para empresas concorrentes, mantendo o seu destaque perante elas e dominando uma parcela ainda maior de um mercado cada vez mais competitivo e altamente dinâmico.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
